In deze tijd waarin vloedgolven informatie continu over je heen rollen moet je keuzes maken om niet te verstikken. Je kunt niet meer alles onthouden. Ikzelf net zo min als Fred Teeven. Al kan ik me nauwelijks voorstellen dat ik een deal met een crimineel over een paar miljoen meer of minder zou kunnen vergeten. Routinematige zaken, die je gedachteloos kunt doen, ja, die kun je makkelijk vergeten. Mogelijk dat Teeven regelmatig gedachteloos miljoenendeals met criminelen heeft gesloten. Maar daar kan en mag ik niet over oordelen, net zo min als over andere mogelijke causaliteiten tussen Justitie, VVD-ers, deals en criminelen.
Door de enorme hoeveelheid informatie en steeds verder uitdijende keuzemogelijkheden ‘vergeten’ we steeds meer. Het is echter wel heel erg 20e eeuw om dit ‘vergeten’ ook als excuus of verschoningsrecht te gebruiken. Dankzij internet zijn we er inmiddels aan gewend geraakt dat alles (terug) te vinden is. Informatie achterhouden wordt bijna ondoenlijk. Van de CIA tot de financiële wereld, van de katholieke kerk tot de vastgoedwereld, alles komt aan het licht, alles is transparant en inzichtelijk geworden.

Dit gegeven heeft inmiddels ook z’n weerslag gehad op de financiële verslaglegging en verantwoording binnen organisaties: Rechtmatigheid, compliance, audits, IFRS, GAAP, SOx, BBV, Tabaksblat… Voor een financieel directeur is dat een flinke uitdaging. Helemaal als je te maken hebt met (on)verantwoordelijke collega’s die zich niet altijd even collegiaal gedragen (“…ja hallo…ik ben toch geen boekhouder…”). Voor je het weet is er iets ‘vergeten’, ‘kwijt’ of ‘niet compleet’ waar je jaren later als eindverantwoordelijke nog op kunt worden aangesproken.
De oplossing ligt in het digitaliseren van de administratieve processen. Digitale documenten zijn makkelijk en snel terug te vinden. Het digitaliseren van een document is inmiddels geen rocket-science meer: scan/mail/klaar.

De uitdaging zit hem in het digitaal opvangen van de wereld aan beslismomentjes die gedurende zo’n proces plaatsvinden. Een paar van die beslismomentjes bij een inkoopfactuur: …was hier niet wat mee aan de hand?…o ja, hier zie ik het bij de opmerkingen…klopt de prijs wel?…makkelijk terugkijken…mag ik wel op dit project boeken?…hoe zit het met de bestedingsruimte?…ah, gelijk beschikbaar, even kijken, hé dat lijkt wat uit de hand te lopen, even inzoomen…deze factuurregel is niet voor mij bedoeld, wat zal ik doen, apart opmerken, terugsturen, o, ik kan haar gelijk in de stroom opnemen, net zo makkelijk, hoort ook niet bij mijn budget,… ja, de ontvangst is ook gekoppeld…hmmm, periode is al afgesloten…gedeelte naar de G rekening…moet dit niet worden geactiveerd? …bankrekeningnummer gewijzigd…mocht dat?…een factuur van CIFAS, dat valt mee, even bezoekverslag koppelen…
Veelal routinematige handelingen waarvan je de meeste bijna gedachteloos zou moeten kunnen doen en die je ook weer kan, mag en zult vergeten. Hoe slechter je proces, hoe meer gezanik achteraf: “Waarom heb je destijds deze factuur eigenlijk goedgekeurd?”…”ehhh”…”Je was helemaal niet gemachtigd”…”oh sorry, hoe kon ik dat weten?”.
Tja, je had natuurlijk CIFAS kunnen inschakelen. We hebben het digitaliseren van processen tot kunst verheven. Elk denkbare ‘actie’ kan tot in de puntjes worden geregisseerd, met als gevolg een zeer transparante en duidelijke administratie. Met een gebruiksvriendelijke registratie, ook voor niet-boekhouders. Navraag bij iemand die het eventueel zou kunnen zijn vergeten is niet meer nodig.

Tip voor de opvolger van Opstelten op Justitie, wiens naam ik even ben vergeten: WerkstroomTransacties, voor optimale transparantie bij deals met criminelen!