"Succes is dikwijls slechts
één idee verder."
Frank Tyger
Update: 3 september 2010 © Webdesign Jurjens
Als Financieel Directeur, Controller, HEAD of Hoofd Administratie weet je doorgaans het beste hoe je administratieve processen er uit zouden moeten zien. Maar om die wensen vervolgens te realiseren, dat is een heel ander verhaal. Dan ben je overgeleverd aan accountants, systeembeheerders en leveranciers. En die spreken een heel andere taal. Stokpaardjes van accountants zijn “controletechnische functiescheiding” en “rechtmatigheid”. Meestal niet erg pragmatisch. De extra wensen van de accountant worden doorgespeeld naar de softwareleverancier en de afdeling systeembeheer. Dat zijn de systeemdenkers. De softwareleverancier redeneert hoofdzakelijk vanuit haar eigen systeem: “Nee, die functionaliteit zit niet in deze standaard software, dan moet je toch het proces enigszins bijstellen.”
De interne systeembeheerders betrekken de reeds aangeschafte systemen erbij: “Nee, dat systeem kunnen we nog niet aanschaffen want daar is onze infrastructuur (nog) niet op ingericht.” Probeer daar met je pragmatische insteek maar ’s doorheen te komen.
Bovendien heb je nog een andere belangrijke horde te nemen: de niet administratief ingestelde collega’s waarvan je ook nog een bepaalde handeling in het proces verwacht. Hoeveel energie het mij in de loop der jaren bij verschillende organisaties niet heeft gekost om mensen te overtuigen dat ze soms iets verder moeten kijken dan alleen naar hun eigen handelingen binnen een proces... Laten we als voorbeeld het digitaliseren van een inkoopfactuurproces nemen (…een geheel willekeurig voorbeeld…). Budgethouders die een stapel inkoopfacturen even vlot aftekenden moeten in een gedigitaliseerd systeem 3 knoppen aanklikken. Deze enorme aanpassing in het proces levert weerstand op: “Het loopt nu toch goed, waarom moet dat anders? De facturen komen altijd automatisch in mijn postvakje “IN” en verdwijnen ook altijd automatisch uit mijn postvakje “UIT”. Als er ’s een factuur verdwijnt, vraag je bij de leverancier toch gewoon een kopie op? En de financiële administratie geeft toch altijd antwoord op de vraag wie heeft geautoriseerd en wanneer de factuur is betaald? Of als er een aantal facturen van een bepaalde leverancier bij elkaar gezocht moeten worden, dat wordt toch altijd goed geregeld?” Dat een administratief medewerker voor een kopiefactuur soms terug moet naar de archiefdozen is niet het probleem van de budgethouder. De financiële administratie is dienstverlenend, dus ze moeten het daar maar zien te regelen.
Ik zal verder maar niet uitweiden over de politieke spelletjes waar je als administrateur mee te maken krijgt als er door de directie een fusie of grote reorganisatie wordt aangekondigd. Dan wordt het helemaal eieren lopen.
Als Financieel Directeur, Controller, HEAD of Hoofd Administratie ben je behoorlijk machteloos als je andere afdelingen bij de administratieve processen moet betrekken. Maar er breken wellicht betere tijden aan. Na jarenlang ondersteunend te zijn geweest ten behoeve van de andere afdelingen die zorgden voor expansie en omzetgroei is nu de tijd aangebroken om orde op zaken te stellen. Nu moeten er kostenbesparingen worden doorgevoerd of dient de interne organisatie te worden voorbereid op betere tijden. Processen onder de loep; en wie heeft daar de meeste kennis van? Juist, de Financieel Directeur, Controller, HEAD of Hoofd Administratie! En kennis is macht!