Het is niet alleen praktisch om Engels als voertaal te gebruiken, het is ook aangenaam verbloemend voor de beperkte betekenis: Van Opdracht tot geld uit de Schatkist. Inkoop met behulp van Makkelijke Systemen In Huis of Proactief in de Wolk, Plaatjevastgelegd, en via Werkruimtes vertaald naar Krachtigezakelijkeintelligentie en Snelle Boeken. Het went en het is beter om mee te gaan in de vaart der volkeren dan te vervallen in cynisme. Maar met de jongste “pay-offs” hebben flitsende marketingjongens me dan toch tot een openbare mening verleid: NO HANDS ACCOUNTING en ROBOTIC ACCOUNTING! Ik heb nogal moeite met het gemak waarmee het boekhoudersgilde tegenwoordig wordt bejegend. Alsof het geen vak is.

Natuurlijk kun je bij kleine organisaties voor veel inkoopfacturen boekingsregeltjes automatiseren. Heel handig voor alle inkoopfacturen waar boekhouders al niet of nauwelijks tijd aan kwijt zijn. Maar op welk boekjaar drukken de kosten? Of moet de uitgave dit keer worden geactiveerd? Vragen waar ook een kleine organisatie mee te maken heeft. Bij een grotere organisatie krijg je nog meer te maken met vragen waarvoor een boekhouder een vakopleiding heeft gevolgd. Zaken die je alleen al met het inkoopfactuurproces voor de kiezen kunt krijgen: stamgegevens, inkoopcontracten, service level overeenkomsten, strippenkaarten, lease, waarborg, heffingen, verplichtingen, open posten, bank/betalingen/cash flow/liquiditeit, valuta/koersen, BTW, activa, voorraad, retouren, kostprijs, onderhanden werk, rekening courant, eliminatie, projecten, projectkostensoorten, uursoorten, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, multidimensies, doorverdeling, transitorische posten, periodeverdeel, budgetuitputting en rechtmatigheid. Veel succes met het inregelen van je boekhoudrobot!

Het is de kunst om bij het nieuwe NO HANDS ACCOUNTING de complexiteit van de boekhouding niet slechts te verplaatsen naar andere afdelingen. Die complexiteit is trouwens het lastigste niet. Die is juist onderdeel van het ambacht waarvoor je hebt gekozen. Lastig is de afhankelijkheid van leveranciers die geen juiste referentie op de factuur vermelden, van magazijnmedewerkers met een te hoge werkdruk, van afdelingshoofden die achteraf wijzigingen willen doorvoeren, van projectmanagers die lopende projecten splitsen, van ict-ers die beslissen over het gereedschap, van een directie die reorganiseert en van politici met nieuwe wetgeving. Veel sterkte met het inregelen van je boekhoudrobot!

ROBOTIC ACCOUNTING is een interessant concept maar zal niet werken als het gezag van de boekhouder wordt onderschat en ondermijnd. Het wekt de suggestie dat in een steeds complexere en snellere omgeving de werkzaamheden zomaar even kunnen worden overgedragen aan een zelfboekende boekhouding. Terwijl de ontwikkeling zich met name richt op de noodgedwongen vervanging van de traditionele papieren bewijslast voorafgaand aan de boekhouding. Waar laat je bijvoorbeeld de blokstempels met werkstroom, bijbehorende parafen, boekingsinfo en opmerkingen in een digitale wereld?

Wie is nu juist dé aangewezen persoon om de transitie van papier naar scherm in goede banen te leiden? Wie weet precies wat er voor een diversiteit van belanghebbenden minimaal benodigd of hooguit interessant is? Wie heeft al ruime ervaring met de weerbarstigheid van de praktijk? Inderdaad, DE BOEKHOUDER! Dé onmisbare schakel in de doorontwikkeling van de papierloze administratie. Dé begeleider bij het stap voor stap efficiënter inrichten van het proces, waarbij gebruiker en robot steeds beter op mekaar worden afgestemd. Vroeger stelde hij zich dienstbaar op om het “over de schutting gegooide” papier voor alle stakeholders tot gestructureerde informatievoorziening te verwerken. Nu de boekhouding over de hele organisatie wordt ontsloten moet de boekhouder zorgdragen voor het goed inregelen van de processen en het afstemmen met de gebruikers. In het Cruijffiaans: “Boekhouden is simpel. Het moeilijkste wat er echter is, is simpel boekhouden.”

Het is de hoogste tijd dat de boekhouder zich meer laat gelden en dat er beter naar hem wordt geluisterd. Meegaand in de vaart der volkeren sluit ik af met een passende Engelse pay-off: POWER TO THE BOOKHOWER!!!