Een werkstroom moet uit meer dan vier stappen kunnen bestaan én gesplitst kunnen worden voor meerdere boekingsregels. Dat waren de twee simpele uitgangspunten die in 2009 leidden tot de ontwikkeling van CIFAS Synergy WerkstroomTransacties. Hiermee werd de basis gelegd voor een scala aan revolutionaire mogelijkheden op het gebied van het inzien, bewerken en autoriseren van transacties. Anno 2018 zorgt de mogelijkheid tot het koppelen van ‘Smart Actions’ ervoor dat de werkstroom volledig naar wens van de klant is te configureren.
De standaard functionaliteit van CIFAS Synergy WerkstroomTransacties is zeer uitgebreid. Enkele voorbeelden: net zo vanzelfsprekend als bij het invoeren van een boekingsregel de prijs bij een artikel verschijnt, komt bijvoorbeeld de projectmanager in beeld bij het selecteren van een project. En wordt de werkstroom aangepast, wanneer een manager z’n bestedingsruimte overschrijdt.
Smart actions
Omdat CIFAS als geen ander weet dat elke organisatie z’n eigen bedrijfsspecifieke werkstroom- en boekingseisen heeft, is de standaard functionaliteit van Synergy WerkstroomTransacties volledig naar wens van de klant te configureren. Tijdens de gehele werkstroom van een transactie kunnen aan elke handeling ‘Smart Actions’ worden gekoppeld. Zoals het automatisch zenden van een mailtje, een export of import starten, een andere transactie aanmaken, een rapport als pdf bewaren, noem maar op.
Herkenbare voorbeelden
De mogelijkheid tot ‘Smart Actions’ vormt de geavanceerde oplossing voor zeer herkenbare problemen. Neem bijvoorbeeld de gekoppelde acties die zijn gebaseerd op de 3-way-match: als de inkoopfactuur overeenkomt met de prijs van de bestelling en het aantal van de ontvangst dan kan de inkoopfactuur volautomatisch worden geboekt. Theoretisch geen rocket science. Maar wat gebeurt er wanneer op één inkoopfactuur meerdere bestellingen en/of ontvangsten zijn vermeld? Of met de inkoopfactuur die al in behandeling wordt genomen voordat de ontvangst is geregistreerd?
Alle praktijksituaties worden opgevangen
Natuurlijk kan men deze voorbeelden theoretisch weg wuiven als uitzondering. In de praktijk zal er echter toch een oplossing voor moeten worden bedacht, anders dan het aanscherpen van procedures waarmee leveranciers en andere betrokkenen moeten worden lastig gevallen. Met de gekoppelde acties in CIFAS Synergy WerkstroomTransacties worden alle praktijksituaties opgevangen. Bij het bewerken, bewaren, afkeuren, terugsturen en verwijderen van transacties wordt de impact op gerelateerde transacties beoordeeld.
CIFAS Synergy WerkstroomTransacties anno 2018 biedt met ‘Smart Actions’ de klant volledig de mogelijkheid om efficiënt, bedrijfsspecifiek en naar volle tevredenheid van alle betrokkenen de administratie te werkstroomlijnen.